Wat is Open Space Technology ?
Kursussen en bijeenkomsten
Voorbeelden van Open Space bijeenkomsten
Logistiek
Literatuur en materiaal
Andere methoden voor grote groepen
Wat is het Open Space Institute ?
Links
Kontakt
Wat is Open Space Technology ? PDF Afdrukken E-mail
Artikelindex
Wat is Open Space Technology ?
Page #
Page #
Page #
Alle pagina's

 

Open Space Technology, een andere manier van samen oplossingen zoeken én vinden

Wat is Open Space Technology en wat kan deze techniek voor uw organisatie betekenen?

Open Space Technology (OST is een nieuwe (werk)vorm voor grotere groepen, die over de hele wereld wordt toegepast. De methode is zeer effectief in het werken met groepen van ca 8-2000 personen met vraagstellingen die complex en toekomstgericht zijn.

Open Space betekent een open ruimte. Een eenvoudig, maar krachtig raamwerk
schept de juiste condities voor een dynamisch proces van discussie en samenwerking.
Elke deelnemer draagt met zijn deskundigheid bij aan, en heeft invloed op het eindresultaat

Vier principes en een wet

principles
  • De deelnemers zijn de juiste personen
  • Wat er gebeurt, is het enige dat kan gebeuren
  • Het begint wanneer het begint
  • Als het voorbij is, is het voorbij

 

- en één wet, de Wet van de Twee Voeten:

Als een deelnemers zich in een situatie bevindt waarin hij niets leert, niet geinspireerd wordt, en evenmin het gesprek een betere richting kan geven, is hij verplicht zijn twee voeten te gebruiken om naar een productiever gesprek te gaan.

Deze wet heeft onder meer tot gevolg, dat deelnemers die zichzelf graag horen praten,
na 10 minuten alleen zijn - de anderen zijn vertrokken - , en dat de minder productieve discussies
snel zijn afgelopen.
law 

Geschiedenis

Harrison Owen beschreef Open Space Technology (OST) voor het eerst in de 80er jaren.
Intussen zijn er duizenden “facilitators” over de gehele wereld opgeleid die de methode toepassen. In het nederlandstalig gebied is de methode al een kleine tien jaar bekend, maar wordt hij met name de laatste jaren vaker toegepast.

Harrison Owen kreeg het idee voor de methode na een conferentie, waar de deelnemers - hoewel zij tevreden waren - vonden dat het beste onderdeel van de conferentie de koffiepauze was geweest ! De écht belangrijke onderwerpen hadden zij “tussendoor” besproken, en vaak met veel meer enthousiasme dan tijdens het officiële programma.

Maar waaraan is eigenlijk het succes van de koffiepauze te danken ?
- je praat over die dingen waarover je graag wilt praten
- met de mensen met wie je wilt praten
- en zolang als het nog interessant genoeg is .........

OST is dan ook een methode waarin met behulp van een krachtige structuur en enkele eenvoudige principes de “koffiepauze” geperfectioneerd is om op een gezamenlijk resultaat uit te kunnen komen.

OST is een methode die de kennis en ervaringen van deelnemers mobiliseert en waarmee grote groepen complexe problemen in 1-3 dagen kunnen oplossen: één dag voor een oplossing in grote lijn, 2-3 wanneer een volledig uitgewerkt, gecoördineerd en realistisch actieplan de doelstelling is.

De capaciteit van een organisatie om complexe vraagstellingen op te lossen ligt slechts ten dele bij het management, maar is veelal verspreid over een groot deel van de organisatie (of andere belanghebbenden zoals klanten en leveranciers). De beschikbare tijd om een vraagstelling op te lossen, maar ook om een draagvlak voor de oplossing te creëren wordt steeds korter. Daarom neemt de populariteit van Open Space toe als een methode om complexe vraagstellingen waarbij velen betrokken zijn, snel op te lossen.


Filosofie

OST is een methode die ervoor zorgt dat grotere groepen binnen het gegeven raamwerk zich organiseren rond de belangrijkste thema’s en een oplossing vinden.
Alle deelnemers nemen actief deel aan het werken aan een oplossing voor vraagstellingen waarvoor de oplossing onbekend is.

OST heeft als uitgangspunt dat de deelnemers aan de bijeenkomst gemotiveerd en effectief aan een oplossing zullen werken, als de vraagstelling helder is, door hen belangrijk wordt gevonden, en er een open ruimte en duidelijk raamwerk is gecrëerd waarbinnen zij zichzelf kunnen organiseren. Alle deelnemers hebben invloed op de agenda en op het eindresultaat - een gegeven waarin zowel een kans als een verantwoording ligt voor elke deelnemer.


Belangrijke randvoorwaarden


Er zijn meerdere methoden die kunnen worden toegepast bij het oplossen van een complex probleem. Veel andere technieken werken ook bij grote groepen. Juist omdat er zoveel andere technieken zijn, is het erg belangrijk om te kiezen voor de techniek die het best bij uw specifieke situatie past. Indien aan de volgende vier voorwaarden wordt voldaan, is Open Space Technology veruit het meest effectief. Mocht er niet voldaan worden aan onderstaande voorwaarden, kies dan voor een andere methode!

De randvoorwaarden:

1.    Er is een duidelijk vraagstelling aanwezig. Deze vraagstelling is voor alle betrokken erg
    belangrijk.
2.    De vraagstelling is complex. Onder de betrokken zijn er veel verschillende meningen.
3.    De oplossing is onbekend.
4.    De tijd dringt.


Welk resultaat kun je van Open Space verwachten ?

Er zijn drie soorten resultaat van een Open Space bijeenkomst:

Inhoudelijk worden de thema’s die als het meest relevant worden geidentificeerd besproken. Aangezien vele groepen paralel werken, kan een groot aantal thema’s worden behandeld in korte tijd. De conclusies van elk gesprek worden onmiddelijk in computers ingetoetst en uitgeprint, zodat alle deelnemers kunnen volgen wat in de loop van de bijeenkomst door de verschillende groepen wordt geproduceerd. Het verslag is aan het einde van de bijeenkomst af, zodat men onmiddelijk aan de slag kan gaan met conclusies.

Een tweede resultaat is dat de methode sterk netwerkbevorderend is.
Deelnemers die normaal geen contact met elkaar hebben, bespreken thema’s die
zij allen van belang vinden.

Ten derde is de bijeenkomst “zelforganiserend”, en het effect van de ervaring zeer effectief samen te werken aan een belangrijke vraagstelling is een krachtige stimulans voor motivatie en verantwoordelijkheidsgevoel bij deelnemers.
Een Open Space bijeenkomst inspireert vaak tot meer dynamiek en leren in de organisatie.


De werkvorm. Hoe werkt Open Space ?

Tijdens een voorbereidingsbijeenkomst bespreekt de gastheer of gastvrouw annex initiator samen met de OST-begeleider de vraagstelling. Tijdens deze bijeenkomst worden het doel en de centrale vraagstelling geformuleerd. Er wordt vastgesteld wie er wordt uitgenodigd en hoe lang de Open Space-sessie zal duren. Zo kan een sessie een dag duren. Een sessie kan ook uit drie volle dagen bestaan. Tijdens de voorbereidingsbijeenkomst wordt tevens een schets gemaakt van de uitnodiging. In de invitatie is glashelder weergegeven wat het doel en de vraagstelling is van de Open Space-bijeenkomst. Uit de uitnodiging blijkt ook dat de Open Space een inspirerende en bijzondere meeting zal zijn. Open Space is efficiënt, netwerkbevorderend en zelforganiserend.


Een paar voorbeelden van recente vraagstellingen


“Ons bedrijf groeit explosief: hoe slagen we erin tegelijkertijd onze eigen ontwikkeling
   en plezier in ons werk vast te houden ?”
“we moeten ons ziekenhuis sluiten, hoe doen we dat zo goed en zorgvuldig mogelijk ?”
“is onze beroepsgroep een uitstervende soort, of het beroep van de toekomst ?“
“We hebben nu een nieuwe organisatiestructuur: hoe zorgen we ervoor dat hij ook werkt ?”
“Wij doen langer over productontwikkeling dan onze concurrenten: hoe halveren we
   onze ontwikkelingstijd ?“
“Wat is een goede balans tussen werk en privéleven, en hoe creëren we deze in ons bedrijf ?”
“Hoe ziet de bibliotheek van de toekomst eruit, en hoe creëren we die ?”
“Hoe kunnen we landbouw, recreatie, natuur en andere functies in onze provincie het best verenigen,
   en hoe werken we samen om dat te bereiken ?”
“Hoe kunnen we gebruik maken van de crisis om onze positie ten pzichte van de concurrentie
  te verstevigen ?”.


Verloop


Bij het begin van een Open Space bijeenkomst zitten deelnemers in een grote kring zonder tafels.

A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
N
O
P
01/16 


De gastheer, veelal de directeur of bestuursvoorzitter houdt een kort openingswoord om
(1) kort en krachtig (het belang van) de centrale vraagstelling te formuleren
(2) de deelnemers om hulp te vragen bij het oplossen van deze vraagstelling
(3) toe te zeggen, dat de resultaten van de bijeenkomst een belangrijke rol zullen spelen
in het vervolgtraject.

Opening1
Opening2
Opening3
Opening4
Opening5
Opening6
1/6 

De begeleider zorgt ervoor dat de deelnemers zich concentreren, schept de open ruimte en legt de werkwijze uit. Deelnemers zetten vervolgens die thema’s die zij het belangrijkst vinden op de agenda: het kunnen ideëen, problemen, technische of practische vraagstukken of oplossingen zijn - afhankelijk van wat voor elke deelnemer van belang is.


Agenda1
Agenda10
Agenda11
Agenda12
Agenda13
Agenda14
Agenda2
Agenda3
Agenda4
Agenda5
Agenda6
Agenda7
Agenda8
Agenda9
01/14 


Wanneer de agenda af is, gaan deelnemers naar de agenda (die op flappen op de muur hangt) en besluiten aan welke discussie zij willen deelnemen, en schrijven hun naam bij het betreffende thema. Vervolgens gaan alle groepen die zo zijn gevormd aan het werk.

Discussions1
Discussions10
Discussions11
Discussions12
Discussions13
Discussions14
Discussions2
Discussions3
Discussions4
Discussions5
Discussions6
Discussions7
Discussions8
Discussions9
01/14 


Van elk gesprek wordt onmiddelijk na afloop van de discussie een verslag gemaakt, dat in één vance computers wordt ingevoerd.


Na afloop van alle discussies en een afsluitend plenair gesprek eindigt de Open Space met het uitdelen van het verslag aan alle deelnemers, een verslag dat een goede basis vormt voor verdere besluitvorming en planning van follow-up activiteiten.

Closing0
Closing1
Closing2
Closing3
Closing4
Closing5
1/6 


Als de bijeenkomst één dag duurt, analyseert men in een kleinere groep, bijvoorbeeld een Management Team, de resultaten en plant follow-uop activiteiten voorzover dat nog nodig is.

In een Open Space van twee dagen gebeuren ordening van alle ideëen en plannen, prioritering en het opstellen van actieplannen met de gehele groep. Als er 2.5-3 dagen beschikbaar zijn, is er tijd voor reflectie, en kunnen plannen worden aangepast en verfijnd, of kan met implementatie op onderdelen worden begonnen.


De rol van de begeleider tijdens Open Space

Onzichtbaar aanwezig

Een ervaren Open Space-begeleider is van groot belang. Voorafgaand beoordeelt de begeleider of Open Space Technology geschikt is voor uw vraagstelling. Mocht dit niet het geval zijn, dan wordt er gezocht naar een passende methode. Zorg dragen voor een goede uitnodiging behoort tevens tot de taken van de begeleider.Verder helpt hij bij het vaststellen van de gastenlijst en bij het structureren van het voorbereidingsproces.
Tijdens de Open Space is de belangrijkste taak van de begeleider het scheppen van de open ruimte en er voor te zorgen dat deze open blijft. Verder is de hij 'onzichtbaar aanwezig'. Uiteindelijk zijn het de genodigden die met de oplossing zullen komen.

Ongeacht de groepsgrootte is er slechts een begeleider nodig.


Open Space Technology, een andere manier van samen oplossingen zoeken én vinden

Wilt u meer informatie over Open Space Technology, neemt u dan contact op met Gerard Muller. Telefoonnummer: +31 30 2520486. E-mailadres: Dit e-mailadres is beveiligd tegen spambots, u heeft JavaScript nodig om het te kunnen bekijken
 
Gerard Muller heeft ruim driehonderd Open Space-bijeenkomsten geleid in verschillende landen onder andere voor: Alfa Laval, Astra Zeneca, AKZO-Nobel, Canon,  Ely Lilly, Fujitsu, Merck, Microsoft, Price Waterhouse Coopers, verschillende ministeries, provincies en gemeentes, maar ook voor NGO’s zoals het Wereld Natuur Fonds.  Daarnaast heeft hij een 400-tal conferenties geleid met andere methoden.

 
Danish(DK)Nederlands (NL-BE)English (United Kingdom)