Hvad er Open Space ? Udskriv

 

Open Space teknologi, en anden måde at søge og finde løsninger på sammen.

Hvad er Open Space teknologi og hvad kan denne teknik/metode betyde for Deres virksomhed?

Open Space Technology (ost) er en ny mødeform og arbejdsmetode, som bliver brugt over hele verden. Den er fuldstændig uden overflødig struktur og bliver brugt meget effektivt i grupper fra 8 til 2000 personer. OST benyttes blandt andet i USA og Europa til kritiske og komplekse emner der har med fremtiden at gøre.

Open Space skaber et åbent rum. En enkel, men meget stærk ramme, skaber vilkår for en dynamisk proces med diskussion og samarbejde. Hver eneste deltager bidrager med sin kompetence og kreativitet og har direkte indflydelse på det endelige resultat.



I OST gælder 4 principper:
principles
  • De der end måtte deltage, er de rette personer
  • Hvad der end sker, så er det det eneste, som kunne være sket
  • Det starter når tiden er inde
  • Når det er slut er det slut
- og en lov: De to fødders lov

Hvis en deltager under forløbet kommer i en situation, hvor han/hun ikke lærer noget, skal deltageren bruge sine to fødder til at gå til et mere produktivt sted.

Denne lov medfører bl.a. at deltagere som sætter stor pris på at høre sig selv tale, er alene efter 10 min - de andre er gået -, og at de mindre produktive diskusioner hurtigt er afsluttet
law

Historie

Open Space Technology blev første gang beskrevet af Harrinson Owen i 80´erne. I mellemtiden er flere tusinde facilitatorer verden over blevet uddannet i at bruge metoden.

I Danmark har Open Space været kendt omrking 15 år, men udbredelsen af metoden er for alvor accelereret i 2000.

Harrison Owen fik idéen til Open Space efter at have arrangeret endnu en konference, hvor deltagerne på trods af, at de var tilfredse, alligevel syntes, at det vigtigste havde været kaffepauserne! Udenfor det officielle konferenceprogram fik deltagerne diskuteret de virkeligt vigtige emner og oftest med mest energi. Så hvorfor ikke forsøge at skabe en mødeform, hvor "kaffepauserne" havde en central plads?

Men hvad er det egentlig man kan takke succesen fra kaffepausen for?
- man taler om de ting man gerne vil tale om
- med de mennesker man gerne vil snakke med
- og så længe det stadig er interresant nok....

Med OST blev denne idé perfektioneret i nogle få principper og en meget stærk struktur.

OST er en metode som mobiliserer deltagernes viden og erfaringer og hvormed store grupper kan løse komplekse problemer på 1-3 dage: Een dag til løsningen i store linier, 2-3 dage hvis målet er en fuldstændig udarbejdet, koordineret og realistisk plan.

OST er en metode, som mobiliserer viden og erfaring hos deltager og dermed giver store grupper mulighed for at løse komplekse problemer på 1-3 dage.

Organisationers kompetence til at løse opgaver er kun delvist tilgængelig i topmanagement. Den egentlige kompetence er spredt ud i hele organisationen, og/eller hos flere organisationer/interessenter. Den tid der er tilrådighed til at løse problemer og skabe accept bliver samtidigt mindre og mindre. Derfor er OST meget hurtigt blevet populær, som en metode til til løsning af komplekse problemer med mange involverede parter.


Filosofi

OST er en metode, der skaber udvikling i store grupper. Metoden giver gruppen mulighed for at organisere sig selv i en simpel og klar ramme, og giver alle deltagerne mulighed for aktivt at deltage i løsningen af komplekse problemer, hvor løsningen er ukendt.

OST bygger på den grundholdning, at deltagerne i mødet vil bidrage effektivt og med energi i udarbejdelse af en løsning, hvis problemet er klart og vedkommende for dem, og der samtidig er en "åben plads" til at organisere arbejdet selv i en enkel struktur. Alle deltagere har mulighed for at påvirke dagsorden og resultat. En mulighed og frihed som følges med deltagerens ansvar for resultatet.


Betingelser for Open Space

Der er flere metoder der kan bruges til at løse et komplekst problem. Mange andre teknikker virker også i store grupper. Netop fordi der er så mange andre teknikker, er det meget vigtigt at vælge netop den teknik som passer bedst til Deres specifikke situation.
I tilfælde hvor de følgende fire forudsætninger er opfyldt/tilstede er Open Space Technology langt den mest effektive. Er nedenstående forudsætninger ikke opfyldt/tilstede, vælg da en anden metode!
Open Space er langt den mest effektive, når det drejer sig om:

  • Et klart og kraftfuldt formuleret problem
  • En kompleks problemstilling enten på indholdssiden eller fordi der er stor uenighed blandt de involverede om løsningen.
  • Løsningen på problemet er ukendt
  • De involverede i problemløsningen er meget forskellige
  • Der er et stort tidspres og løsning af problemet kan ikke vente


Udbytte af Open Space

Der er tre niveauer i udbyttet af et Open Space

  • På indholdssiden bliver alle relevante emner og problemer taget op til diskussion og konklusion og eftersom grupperne tager emner op parallelt, kan et meget stort antal emner behandles på meget kort tid. Konklusionerne fra de enkelte møder rapporteres med det samme og offentliggøres for mødedeltagerne og giver dermed mulighed for løbende at analysere og følge op på gruppediskussionerne.
  • Metoden giver en unik ramme, hvor deltagerne har alle muligheder for at mødes og danne nye netværk.
  • Mødet er selvorganiserende og effekten af at arbejde succesfuldt på en usædvanlig fri måde giver en høj grad af ansvarsfølelse blandt deltagerne. En følelse der ofte rækker langt ud over mødets varighed. Deltagerne har alle muligheder for at komme til orde og blive hørt og taget alvorligt. Denne gode erfaring giver ofte baggrund for at skabe en mere dynamisk og lærende organisation efter det egentlige Open Space.

Hvordan foregår det?

Den centrale problemstilling og invitation til Open Space laves i et forberedende møde. Både problemstilling og invitation formuleres på en måde, så de, der inviteres bliver inspirerede, provokerede og fokuserede på, hvad der skal arbejdes med. Invitationen skal samtidig sende et klart signal om, at der ikke er tale om noget traditionelt møde.

Et eksempel fra nogle af de seneste Open Spaces i Danmark:

"Vi skal lukke virksomheden, hvordan klarer vi det bedst muligt?",
"Hvor arbejde eksistere ikke om 3 år, hvad skaber vi i stedet",
"Er vores profession en uddødende race",
"Vi vokser eksplosivt; hvordan håndterer vi vores egen udvikling, ideologi og glæde?".

Når et Open Space starter placeres deltagerne i en stor cirkel uden borde.

A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
N
O
P
01/16 

"Værten" oftest direktøren eller bestyrelsesformanden holder en kort (5-10 minutter) åbningstale, for 1) klart at udtrykke problemstillingen, 2) at alle deltagernes hjælp til løsningen er vigtig og 3) at der vil blive fuldt op på resultaterne fra Open Space.

Opening1
Opening2
Opening3
Opening4
Opening5
Opening6
1/6 

Facilitatoren skaber fokus i gruppen, skaber det åbne rum og forklarer fremgangsmåden/metoden. Deltagerne går herefter i gang med at lave mødets dagsorden ved at tage netop det emne op som han/hun brænder allermest for og føler et personligt ansvar for. Det kan være idéer, problemer, løsninger, håb eller bekymringer, tekniske og praktiske problemer, eller hvad der end måtte være vigtigt for lige præcis denne person.


Agenda1
Agenda10
Agenda11
Agenda12
Agenda13
Agenda14
Agenda2
Agenda3
Agenda4
Agenda5
Agenda6
Agenda7
Agenda8
Agenda9
01/14 


Når dagsordenen på denne måde er færdig, dvs. der er ikke flere i lokalet, som har emner de ønsker taget op, går deltagerne til dagsordenen for at skrive sig op til at deltage i de emner de selv finder mest interessante eller vigtigst.

Discussions1
Discussions10
Discussions11
Discussions12
Discussions13
Discussions14
Discussions2
Discussions3
Discussions4
Discussions5
Discussions6
Discussions7
Discussions8
Discussions9
01/14 


Fra hver samtale bliver der umiddelbart efter diskusionen slutter, skrevet referat, som skrives ind på en af computerne.


 Når Open Space er slut og alle de mindre møder har været holdt sluttes mødet af - usædvanligt, men meget effektivt ved at referatet fra alle møder deles ud til deltagerne. Dette referat danner baggrund for senere beslutninger om handling.

Efter Open Space analyseres referatet og opfølgende aktiviteter planlægges, hvis det da ikke allerede er sket under Open Space.

Closing0
Closing1
Closing2
Closing3
Closing4
Closing5
1/6 


Holdes Open Space over en dag er referatet resultatet og handling kan planlægges ud fra dette. Holdes Open Space over to dag er der mulighed for at prioritere og udarbejde handlingsplaner, hvis Open Space holdes over 2,5 - 3 dage bliver der også tid til refleksion og finpudsning af planer eller at starte implementeringen.


Facilitatorens rolle

For at et Open Space kan blive en succes er det meget vigtigt med en uddannet facilitator. Facilitatoren sikre først og fremmest at problemstillingen er egnet til et Open Space og at organisationen er klar til at følge op på de resultater som mødet giver. Facilitatoren er også vigtig i forbindelse med udarbejdelse af invitation og invitationslister.

Når Open Space afholdes er facilitatorens vigtigste opgave at holde rummet åbent for den frie selvorganisering, men ellers være så usynlig som mulig, så det bliver deltagernes møde og ikke ledelsens/facilitatoren.

Facilitatoren er således en nøgleperson og vigtig i ethvert Open Space. Til gengæld er én facilitator nok uanset gruppen størrelse.

Gerard Muller har ledet over 300 Open Space-møder i forskellige lande, bl.a. for : Alfa Laval, Astra Zeneca, AKZO-Nobel, Canon, Ely Lilly, Fujitsu, Merck, Microsoft, Price Waterhouse Coopers, Forskellige ministerier, provinser og kommuner, men også for NGOer så som Verdensnaturfonden. Ved siden af dette har han ledet over 400 konferencer med andre metoder.

Mere information om metode og udbytte kan fås hos Open Space Institute, Denmark. Kontakt Gerard Muller på Denne emailadresse er beskyttet mod programmer som samler emailadresser. Du skal aktivere javascript for at kunne se adressen. eller tlf. +45 21 26 96 21.